Geschäftsordnung - SGV Gelsenkirchen

Geschäftsordnung des Vorstandes des SGV Gelsenkirchen

§ 1 Sitzungen

1. Vorstandssitzungen finden nach Bedarf, längstens jedoch nach vier Monaten statt.
In begründeten Ausnahmefällen können weitere Sitzungen einberufen werden.

§ 2 Tagesordnung

1. Die Tagesordnung wird von dem 1. Vorsitzenden in Zusammenarbeit mit dem 2. Vorsitzenden aufgestellt.

2. Die Tagesordnung hat alle Wünsche der Vorstandsmitglieder zu enthalten, die bis 1 Woche vor der Sitzung bei dem 1. Vorsitzenden eingegangen sind.

3. Die Tagesordnung ist den Vorstandsmitgliedern mindestens 5 Tage vor dem Sitzungstermin schriftlich oder per Mail mitzuteilen.

§ 3 Vertraulichkeit / Öffentlichkeit

1. Die Sitzungen des Vorstandes sind nicht öffentlich.

2. Der Vorstand kann mit einfacher Mehrheit über die Zulassung weiterer Personen zur Sitzung entscheiden.

3. Die im Rahmen der Vorstandssitzung beratenden „Gegenstände“, sind vertraulich zu behandeln.

§ 4 Sitzungsleitung

Die Sitzungen des Vorstandes werden von dem 1. Vorsitzenden geleitet. Sollte der 1. Vorsitzende verhindert sein, so obliegt die Sitzungsleitung dem 2. Vorsitzenden.

§ 5 Beschlussfähigkeit

Der Vorstand ist beschlussfähig, wenn mindestens die Hälfte der Vorstandsmitglieder anwesend sind.

§ 6 Beratungsgegenstand

1. Gegenstand der Beratung sind nur die in der Tagesordnung festgelegten Beratungspunkte.

2. In dringenden Fällen können weitere Tagesordnungspunkte zugelassen werden. Voraussetzung dafür ist die einfache Mehrheit der im Sitzungstermin anwesenden Vorstandsmitglieder.

§ 7 Abstimmung

1. Zur Abstimmung sind nur die in den Vorstandssitzungen anwesenden Mitglieder des Vereins berechtigt. Eine Stimmrechtsübertragung ist ausgeschlossen.

2. Abstimmungen erfolgen durch Handzeichen.

3. Der Vorstand entscheidet über Anträge mit einfacher Mehrheit. Im Falle der Stimmengleichheit wird die Abstimmung nach nochmaliger Beratung wiederholt. Sollte im Wiederholungsfall eine erneute Stimmengleichheit festgestellt werden, so entscheidet die Stimme des/r Vorsitzenden.

§ 8 Niederschrift

1. Der Verlauf einer jeden Vorstandssitzung ist durch den Protokollführer schriftlich festzuhalten.

2. Das Protokoll muss nachfolgende Punkte enthalten:

· Datum und Uhrzeit der Versammlung

· Teilnehmerliste mit Unterschriften der Teilnehmer als Anlage

· die Feststellung der Beschlussfähigkeit

· die Tagesordnung

· evtl. Anträge zur Tagesordnung

· die Beschlüsse unter Angabe des Abstimmungsergebnisses

Auf Verlangen von Vorstandsmitgliedern müssen abgegebene Erklärungen wörtlich in das Protokoll aufgenommen werden.

3. Das gefertigte Sitzungsprotokoll ist von dem Versammlungsleiter und dem Protokollführer zu unterzeichnen.

4. Jedem Vorstandsmitglied ist eine Abschrift des Sitzungsprotokolls zu übermitteln.

5. Das Protokoll wird in der nächsten Vorstandssitzung genehmigt.

§ 9 Ausschüsse

1. Der Vorstand kann Ausschüsse berufen.

2. Die Berufung erfolgt nach Bedarf und ist nicht an Inhalte und Aufgabenstellungen gebunden. Der Vorstand entscheidet insoweit nach freiem Ermessen.

3. Die Ausschüsse haben keine Entscheidungsbefugnis. Sie dienen der Beratung und Meinungsbildung für den Vorstand und bereiten Entscheidungen vor. Sie können für den Vorstand Beschlussvorlagen vorbereiten und einbringen.

§ 10 Aufgabenverteilung im Vorstand

1. Vorsitzende/r

· Vertretung des Vereins nach innen und außen

· Koordination der Vorstandsarbeit

· Vorbereitung, Einberufung und Leitung der Vorstandssitzungen/Mitgliederversammlungen

· Kontrolle der Durchführung von Beschlüssen des Vorstandes

· Kontrolle der Durchführung von Beschlüssen der Mitgliederversammlung

· Postbearbeitung

· Terminwesen

2. Vorsitzende/r

· Vertretung des/der 1. Vorsitzenden bei allen Aufgaben

· Individuelle Arbeitsteilung nach Absprache mit 1. Vorsitzenden

3. Schatzmeister/in

· Einbringen eines Entwurfes des Jahresbudgets in den Vorstand

· Mitwirkung bei der Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen

· Einkauf von Bürobedarf, Mitteln, Geräten, Ausrüstung etc.

· Rechnungswesen:

· Führung der Vereinskasse

· Einzug der Mitgliederbeiträge und Mahnungen

· Abwicklung des Zahlungsverkehrs des Vereins

· Mitwirkung bei der Erschließung neuer Finanzquellen

· Berichte über die Finanz- und Vermögenslage in der ordentlichen Mitgliederversammlung sowie im Vorstand

· Anfertigung von Analysen und Statistiken aus dem Rechnungswesen für den Vorstand

· Führung der Mitgliederbestandsliste

· An-/Ab- und Ummeldungen von Mitglieder an den Hauptverein

· Archivierung der Beitrittserklärungen

4. Schriftführer/in

· Anfertigung von Protokollen bei Vorstands- / Gremiensitzungen und Mitgliederversammlungen

· Erledigung des Schriftverkehrs

· Verantwortung für die interne Kommunikation (Gratulationsschreiben zu runden Geburtstagen bzw. besonderen Anlässen)

· Mitwirkung bei Planung, Organisation und Durchführung bei Großveranstaltungen des Vereins

· Archivführung und Aufbewahrung der Sitzungsprotokolle

· „Willkommensschreiben“ an neue Mitglieder

5. Fachwart/-in Wandern

· Erstellung des halbjährlichen Wanderprogrammes in Zusammenarbeit mit den Wanderführern/-innen

· Weitergabe des Programmes an den Bezirk

· Jahresmeldung der durchgeführten Wanderungen/Veranstaltungen an den Hauptverein

· Meldungen über Personenänderungen im Vorstand/Wanderführer/innen

· Koordination der Wanderführer im Verein

· Teilnahme an Fortbildungsveranstaltungen

· Teilnahme an Veranstaltungen Bereich „Wandern“ vom Hauptverein / Bezirksverein

6. Fachwart/-in Kultur

· Teilnahme an Fortbildungsveranstaltungen

· Erstellung, Organisation und Durchführung von kulturellen Angeboten

· Teilnahme an Veranstaltungen Bereich „Kultur“ m Hauptverein / Bezirksverein

7. Fachwart/-in für Öffentlichkeit

· Betreuung der Medienarbeit intern und extern (z.B. Heimische Presse, Kreuz & Quer, Aktuell)

· Betreuung der Homepage

§ 11 Inkrafttreten

Diese Geschäftsordnung tritt mit Wirkung vom 20.07.2023 in Kraft.

Der Vorstand: Unterschriften